Erkenntnisse aus aktuellen LMS-Auswahl Projekten

30.06.2020

Die Bedeutung von E-Learning / Online-Training / Digital Learning hat gerade durch Corona einen weiteren Schub erhalten. Damit einher geht die Frage nach der zukünftigen Organisation des gesamten Schulungsmanagement in den Unternehmen. In diesem Zusammenhang spielen Learning-Management-Systeme (LMS) weiterhin eine wesentliche Rolle.

Nun könnte man auf die Idee kommen, dass LMS in den Unternehmen vor allem für das Management von Online-Schulungen eingesetzt werden. Das mag in vielen Fällen der Fall sein, spiegelt aber nicht unsere Erfahrungen aus den vergangenen Monaten wieder. Konkret wurden zwei Unternehmen beim Auswahlprozess für ein LMS durch Congenius begleitet. Das eine Unternehmen war ein typischer deutscher Mittelständler mit 1.500 Mitarbeitern, das andere Unternehmen ein familiengeführtes Unternehmen mit 8.000 Mitarbeitern. Beide Unternehmen gehören zu den sog. Hidden Champions und stellen erklärungsbedürftige Produkte her. Diese verkaufen sie entweder direkt an ihre industriellen Kunden oder über Handelsorganisationen an Industrie und Handwerk.

Präsenztrainings als Basis des Vertriebserfolgs

In beiden Unternehmen ist der Anteil an Online-Trainings bisher sehr gering. Dagegen macht die Organisation der Präsenzschulungen einen Großteil der Aufwände der „Akademie“ aus. Zur IT-Unterstützung dieser organisatorischen Aufgaben werden sehr häufig Microsoft Excel und spezialsierte Seminarmanagement-Software eingesetzt.

Die Akademieleitungen sehen sehr wohl den Wandel vom „1-Kanal“ Präsenztraining hin zum „Multichannel-Learning“ (Blended-Learning). Damit einher geht die Suche nach geeigneten Systemen, welche dieses Blended-Learning-„Durcheinander“ effektiv und effizient unterstützt.

Dies führt innerhalb des Auswahlprozesses zu einer Reihe von Anforderungen an ein LMS, die sich insbesondere auf das Management von Präsenzveranstaltungen beziehen. Solche Anforderungen sind z.B.:

• Ist die Definition von Pflichtangaben in einem Anmeldeformular möglich?
• Kann der Anmeldestatus angezeigt werden? (D.h.: Ist der Kurs voll? Wie viele Teilnehmer können sich noch anmelden?)
• Kann man Seminare/Kurse mit ihrem kompletten Inhalt kopieren und für einen neuen Durchgang neu anlegen?
• Gibt es einen Workflow für die Stornierung /Absage von Trainings durch die HR/den Anbieter mit entsprechenden Benachrichtigungen?
• Gibt es einen Workflow für die Stornierung bereits gebuchter Trainings durch Teilnehmer/Mitarbeiter?
• Können individualisierte Stornogründe erfasst und ausgewertet werden?
• Gibt es verschiedene Teilnehmerlisten (Warteliste, Nominierungsliste, Teilnehmerliste) und ein entsprechendes Listenmanagement?
• Können unterschiedliche Anmeldeworkflows (mit und ohne Freigabe durch Führungskraft) abgebildet werden?
• Kann eine Anwesenheitsliste für Präsenzschulungen ausgedruckt werden?

Weitere Anforderungen aus diesem Bereich betreffen die Buchung/Umbuchung/Stornierung/Abrechnung von Unterkünften, Seminarräumen und Seminartechnik.

Schlechte Karten für LMS ohne Seminarmanagement

Im Falle der genannten Unternehmen bedeutete dies das frühe Ausscheiden von LMS-Anbietern aus dem Auswahlprozess, deren Systeme nicht über ein umfangreiches und benutzerfreundliches (Präsenz-)Seminarmanagement verfügten.

Wir beobachten daher auch bei einigen New-Comern auf dem LMS-Markt, dass dort die Entwicklungen hart an diesen „Old-School“-Funktionen arbeiten.

Die Zukunft bleibt bunt

Wir glauben, dass die Corona-Krise nicht nur Online-Schulungen massiv fördert, sondern auch den Wert von Präsenztrainings deutlich macht. Die Unternehmen werden also weiter gehen auf dem Weg des Blended-Learning und dabei Systeme benötigen, welche die gesamte Klaviatur des „Multichannel-Learning“ beherrschen.